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S’organiser pour travailler à la maison

Stéphane Desjardins | Journal de Montréal

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Illustration Adobe Stock

Pour contrer la propagation du coronavirus, votre employeur vous demande de travailler à domicile. Comment s’organiser ?   

Votre premier jour de télétravail, c’est demain. Et ça pourrait durer plusieurs semaines. Vaut mieux se préparer adéquatement, car c’est l’équivalent de se métamorphoser en travailleur autonome, ce qui n’est pas naturel pour tout le monde. Comme j’ai 30 ans d’expérience en la matière, j’aimerais vous faire profiter de quelques conseils.  

Espace de travail  

Avant tout, vous devez penser à votre productivité. Pour ne pas vous laisser distraire par votre environnement familial, il est important de créer une barrière physique entre votre bureau et le reste de votre domicile. Si vous n’avez pas déjà un bureau fermé, créez-le, quitte à y déménager votre bureau actuel situé dans la salle de jeux...  

Si c’est impossible, installez un paravent ou déplacez un sofa, une plante ou une armoire, pour séparer votre espace de travail du salon ou de la salle commune. Il faut lancer un signal au reste de la famille que cet espace, c’est du sérieux et c’est hors limites.  

Assurez-vous que votre bureau à domicile soit bien aéré, décoré, aménagé, propre, confortable. Certaines personnes choisissent de s’habiller pour psychologiquement se mettre en mode bureau... D’autres se contentent de rester en pyjama. Pourquoi ne pas tester les deux formules ?  

Gérer les proches  

Si elle est confinée à la maison, vous devez impérativement gérer votre progéniture en organisant son horaire et en multipliant les activités. Vous devez partager cet encadrement avec votre conjoint. Ne sous-estimez pas cette réalité : les enfants accaparent facilement votre attention. Vous devez leur faire comprendre que si vous êtes au travail, ils ne doivent vous interrompre que si c’est réellement important. Expliquez-leur qu’ils doivent aussi participer à l’effort de guerre contre le virus. S’il est en quarantaine, votre conjoint doit aussi vous laisser tranquille...  

L’informatique  

Assurez-vous d’avoir accès à tous les documents de travail, comme si vous étiez au bureau. Votre employeur peut-il partager son VPN, son infonuagique ou une connexion Microsoft Exchange ? Sinon, la vôtre (Google Drive, iCloud, OneDrive...) est-elle adéquate pour abriter et partager de gros dossiers ? Votre employeur acceptera-t-il de payer pour de l’espace supplémentaire ?  

La bande passante à la maison ou sur votre téléphone est-elle suffisante en fonction de la taille des documents que vous échangerez, surtout si vous êtes un utilisateur de jeux en ligne ou de Club illico ? FaceTime mobilise environ 200 Mb l’heure. Skype demande une vitesse de téléchargement et de transfert de 400 kbit/s en haute qualité, de 128 kbit/s en partage d’écran et de 2 Mbit/s en vidéo de groupe de cinq personnes. Il faudra peut-être réviser votre forfait en conséquence. Votre employeur paiera-t-il la différence ?  

Les renseignements stratégiques  

Le soir, fermez votre ordinateur et rangez vos dossiers. Les renseignements qui y figurent appartiennent à votre employeur. La discrétion est de mise. Votre ordinateur est-il adéquatement protégé par un antivirus ? Y a-t-il un code d’accès à l’ouverture ? Le mot de passe de votre routeur est-il celui de l’usine ? Faites-vous des copies de sécurité quotidiennes sur le nuage ? Sinon, envoyez-vous par courriel vos documents travaillés durant la journée : ils demeureront dans le serveur, le temps que la crise passe.  

Horaires de travail  

Vous devez vous imposer des horaires de travail.   

Notez vos heures travaillées et changez votre horaire seulement si ça ne fonctionne pas. Certains en profitent pour travailler une heure ou deux quand les enfants sont couchés, histoire de mieux profiter de leur présence quand ils arrivent de l’école. Continuez à faire vos courses, votre lavage, votre ménage, vos loisirs selon votre horaire prévirus.   

Sinon, la transition vers votre nouveau statut de télétravailleur risque d’être pénible. Dites-vous que ce n’est parce que vous êtes à la maison durant le jour que vous avez plus de temps qu’avant...  

Ne changez pas vos objectifs de productivité professionnelle parce que vous télétravaillez : c’est le meilleur moyen de mesurer si elle est en hausse ou en baisse.  

Réseaux sociaux, réseau professionnel  

Coupez-vous de Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat et autres Tinder pendant que vous travaillez. Les réseaux sociaux, c’est du loisir.   

Par contre, assurez-vous de maintenir des contacts quotidiens avec les collègues par Skype, FaceTime, Slack, courriel, textos. Il faut demeurer dans le coup. Et gérez votre patron en lui faisant rapport régulièrement, surtout si votre productivité s’améliore...